PEDOMAN PENGAWASAN

PENDAHULUAN

Monitoring/pengawasan perspektif manajemen secara umum merupakan salah satu fungsi organik manajemen. Secara etis filosofis monitoring/pengawasan bukanlah mencurigai atau memata-matai, melainkan mengendalikan, memadukan, mengitegrasikan suatu penyelenggaraan administrasi. Secara normatif, monitoring bertujuan menjaga agar suatu usaha/pekerjaan selalu dikerjakan dengan aturan (rechmatig) dan sesuai dengan peruntukannya (doelmatig).

Perpektif terminologi internal Mahkamah Agung RI sendiri, bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen untuk menjaga dan mengendalikan agar tugas-tugas yang harus dilaksanakan dapat berjalan sebagaimana mestinya, sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku. Demikian pula halnya dengan Pengadilan Agama Tamiang Layang dalam melaksanakan pengawasan diarahkan pada upaya menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan yang berlaku, mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib, teratur serta menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi masyarakat pencari keadilan.

DEFINISI

Pengawasan Internal adalah pengawasan dari dalam lingkungan peradilan sendiri yang mencakup 2 (dua) jenis pengawasan yaitu: Pengawasan Melekat dan Rutin/Reguler.
Pengawasan Melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya secara preventif dan represif, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
Pengawasan Rutin/Reguler adalah pengawasan yang dilaksanakan Pengadilan Agama Tamiang Layang secara rutin terhadap penyelenggaraan peradilan sesuai dengan kewenangan masing-masing;
Pengawasan Keuangan adalah pemeriksaan terhadap penyelenggaraan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) serta dana/bantuan pihak ketiga yang sedang berjalan (Current Audit), dan atau yang telah direalisasikan beserta neraca (Post Audit) yang meliputi Audit Ketaatan (terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku), Audit Keuangan (dengan menggunakan standar akuntansi yang berlaku), dan Audit Operasional (apakah pengelolaan APBN telah dilakukan secara ekonomis, efisien, dan efektif);
Penanganan Pengaduan adalah rangkaian proses penanganan atas pengaduan yang ditujukan terhadap instansi, atau pelayanan publik, atau tingkah laku aparat peradilan dengan cara melakukan monitoring, dan atau observasi, dan atau konfirmasi, dan atau klarifikasi, dan atau investigasi (pemeriksaan) untuk mengungkapkan benar tidaknya hal yang diadukan tersebut;
Manajemen Pengadilan adalah rangkaian kebijakan untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan, meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian/ pengawasan dan penilaian serta evaluasi atas kegiatan yang dilakukan;
Administrasi Persidangan adalah seluruh kegiatan yang harus dilakukan untuk pelaksanaan persidangan, meliputi sistem pembagian perkara, penentuan majelis hakim, penentuan hari sidang, pemanggilan, pembuatan berita acara persidangan, dan tertib persidangan;
Administrasi Perkara adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh aparat pengadilan yang diberi tugas untuk mengelola penanganan perkara yang meliputi prosedur penerimaan perkara, keuangan perkara, pemberkasan perkara, penyelesaian perkara, dan pembuatan laporan perkara sesuai dengan pola yang sudah ditetapkan;
Administrasi Umum adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan dibidang kepegawaian, keuangan, inventaris, perpustakaan, tertib, persuratan, tertib perkantoran, dan lain-lain;
Kinerja Pelayanan Publik adalah suatu tingkat pencapaian atas pelaksanaan tugas pelayanan publik dibidang hukum dan keadilan yang mendukung terwujudnya visi dan misi lembaga peradilan;
Tindak Lanjut adalah tindakan, atau kebijakan yang diambil sebagai pelaksanaan dan rekomendasi hasil pengawasan.

JENIS PENGAWASAN

Berdasarkan lampiran I KMA/080/VIII/2006 ada beberapa jenis pengawasan adalah:

PENGAWASAN INTERNAL

Pengawasan Internal adalah pengawasan dari dalam lingkungan peradilan sendiri yang mencakup 2 (dua) jenis pengawasan yaitu: Pengawasan Melekat dan Rutin/Reguler.

PENGAWASAN MELEKAT

Pengawasan Melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya secara preventif dan represif, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

PENGAWASAN RUTIN/REGULER

Pengawasan Rutin/Reguler adalah pengawasan yang dilaksanakan oleh Badan Pengawasan Mahkamah Agung, pengadilan tingkat banding, dan pengadilan tingkat pertama secara rutin terhadap penyelenggaraan peradilan sesuai dengan kewenangan masing-masing;

MAKSUD, FUNGSI, DAN TUJUAN PENGAWASAN

MAKSUD PENGAWASAN

Memperoleh informasi apakah penyelenggaraan tehnis peradilan, pengelolaan administrasi peradilan, dan pelaksanaan tugas umum peradilan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Memperoleh umpan balik bagi kebijaksanaan, perencanaan dan pelaksanaan tugas-tugas peradilan.
Mencegah terjadinya penyimpangan, mal-administrasi, dan ketidakefisienan penyelenggaraan peradilan.
Menilai kinerja.

FUNGSI PENGAWASAN

Menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib sebagaimana mestinya, dan aparat peradilan melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya.
Menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi para pencari keadilan yang meliputi: kualitas putusan, waktu penyelesaian perkara yang cepat, dan biaya berperkara yang murah.

TUJUAN PENGAWASAN

Pengawasan dilaksanakan untuk dapat mengetahui kenyataan yang ada sebagai masukan dan bahan pertimbangan bagi pimpinan Pengadilan Tinggi Agama Palangka Raya untuk menentukan kebijakan dan tindakan yang diperlukan menyangkut pelaksanaan tugas pengadilan, tingkah laku aparat pengadilan, dan kinerja pelayanan publik pada Pengadilan Tinggi Agama Palangka Raya.

BENTUK DAN METODE PENGAWASAN

Pengawasan rutin/reguler pada Pengadilan Agama Tamiang Layang dilaksanakan dalam bentuk pengawasan langsung, yaitu dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap para pejabat terkait (penanggung jawap kegiatan) baik dibidang keperkaraan maupun kesekretariatan dengan metode interview dan pemeriksaan dokumen, yang meliputi tindakan sebagai berikut :

Memeriksa program kerja;
Menilai dan mengevaluasi hasil kerja;
Memberikan saran-saran untuk perbaikan; dan
Melaporkan kepada Pimpinan Pengadilan Agama Tamiang Layang.

PRINSIP PENGAWASAN

Pengawasan dilakukan dengan berpegang pada prinsip- prinsip:

Independensi, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan semata-mata untuk kepentingan lembaga peradilan, tanpa ditumpangi oleh kepentingan-kepentingan lainnya;
Objektivitas, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan dengan menggunakan kriteria-kriteria yang telah ditentukan sebelumnya yang antara lain adalah : hukum acara, peraturan perundang-undangan yang terkait, petunjuk-petunjuk Mahkamah Agung, kode etik dan Code of Conduct hakim;
Kompetensi, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan oleh aparat/personil yang ditunjuk untuk itu dengan wewenang, pertanggungjawaban, dan uraian tugas yang jelas;
Formalistik, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan berdasarkan aturan dan mekanisme yang telah ditentukan;
Koordinasi, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan dengan sepengetahuan pihak-pihak terkait untuk mencegah terjadinya Over-Lapping;
Integrasi dan Sinkronisasi, dalam pengertian bahwa pengawasan dilakukan dengan melibatkan pihak-pihak yang terkait, untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam melakukan pengawasan;
Efisien, Efektif dan Ekonomis dalam pengertian bahwa pengawasan harus dilakukan dengan waktu yang cepat, biaya yang ringan, dan dengan hasil yang bermanfaat secara maksimal.

PELAKSANAAN PENGAWASAN

Pengawasan Rutin/Reguler dilaksanakan dengan melakukan pemeriksaan terhadap objek-objek pemeriksaan yang meliputi:

Manajemen Peradilan

Program kerja
Pelaksanaan/ pencapaian target
Pengawasan dan pembinaan
Kendala dan hambatan
Faktor-faktor yang mendukung
Evaluasi kegiatan.

Administrasi Perkara

Prosedur penerimaan perkara
Prosedur penerimaan permohonan banding
Prosedur penerimaan permohonan kasasi
Prosedur penerimaan permohonan peninjauan kembali
Prosedur penerimaan permohonan grasi/remisi untuk perkara pidana
Keuangan perkara
Pemberkasan perkara dan kearsipan
Pelaporan.

Administrasi Persidangan dan Pelaksanaan Putusan

Sistem pembagian perkara dan penentuan majelis hakim
Ketepatan waktu pemeriksaan dan penyelesaian perkara
Minutasi perkara
Pelaksanaan putusan (eksekusi)

Administrasi Umum

Kepegawaian
Keuangan
Inventaris
Perpustakaan, tertib persuratan dan perkantoran

Kinerja Pelayanan Publik

Pengelolaan manajemen
Mekanisme pengawasan
Kepemimpinan
Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia
Pemeliharaan/perawatan inventaris
Tingkat ketertiban, kedisiplinan, ketaatan, kebersihan dan kerapihan
Kecepatan dan ketepatan penanganan perkara
Tingkat pengaduan masyarakat

Pengawasan rutin/reguler dilakukan dalam bentuk pemeriksaan, yaitu dengan mekanisme pengamatan yang dilakukan dari dekat, dengan cara mengadakan perbandingan antara sesuatu yang telah atau akan dilaksanakan, dengan sesuatu yang seharusnya dilaksanakan menurut ketentuan peraturan yang berlaku.

PELAPORAN, REKOMENDASI DAN TINDAK LANJUT

PELAPORAN

Hasil pemeriksaan rutin/reguler, pemeriksaan keuangan, dan penanganan pengaduan harus dituangkan dalam bentuk laporan tertulis yang memuat uraian pendahuluan, berita acara pemeriksaan, kesimpulan atau pendapat, rekomendasi, dan lampiran-lampiran.

REKOMENDASI

Rekomendasi adalah merupakan usul atau saran dari pelaksana pengawasan berdasarkan kesimpulan atau pendapat dari hasil pemeriksaan.
Rekomendasi ini dapat berupa:

Pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang ditemui;
Penyempurnaan-penyempurnaan atas kekurangan-kekurangan yang ditemui;
Perbaikan-perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemui;
Penjatuhan hukuman disiplin atau pengenaan tindakan terhadap aparat yang terbukti atau terindikasi melakukan pelanggaran atau penyimpangan.

TINDAK LANJUT

Tindak lanjut adalah pelaksanaan dari rekomendasi hasil pengawasan. Tindak lanjut ini dilaksanakan oleh pihak atau pejabat yang ditentukan didalam rekomendasi hasil pengawasan yaitu:

Petugas / pejabat pengelola administrasi peradilan (misalnya untuk melakukan pembetulan, penyempurnaan, atau perbaikan dalam mengelola administrasi);
Pimpinan, pejabat kepaniteraan, dan pejabat kesekrtariatan pengadilan tingkat banding dan pengadilan tingkat pertama yang berwenang.